В свете происходящих событий многие организации столкнулись с неожиданными проблемами. Многим компаниям приходится отменять мероприятия и встречи, предусматривающие прямой контакт участников, и внедрять временные политики для удаленной работы. В этих условиях компании быстро осознают, насколько они подготовлены к неожиданным событиям. В третьей статье блога из нашей серии о непрерывности бизнеса мы рассказали, как Workspace ONE помогает оставаться на связи даже в непредвиденных обстоятельствах. 

Для следующей статьи Келли Мастерс, старший менеджер по маркетингу продуктов для платформы VMware Workspace ONE, взяла интервью у Чарльза Бэрретта (Charles Barratt), старшего менеджера подразделения Digital Workspace Pursuits в регионе EMEA. На протяжении всей карьеры Чарльз преимущественно работал из дома и достиг «уровня эксперта» в вопросах удаленной работы. Он согласился пообщаться с ней (удаленно) и поделиться лучшими методиками работы вне офиса на временной и постоянной основе. Ниже приводим расшифровку разговора.

Келли: Расскажите нам о себе. Как Вы стали экспертом по удаленной работе и что это значит для Вас?

Чарльз: Большую часть моей карьеры меня считали выездным/удаленным/работающим из дома/гибким/мобильным* (* нужное подчеркнуть) сотрудником. Мне приходилось работать как в ужасных, так и в прекрасных условиях. Технологии всегда помогали людям работать удаленно, однако удаленная работа — это не то же самое, что «ориентация компании на удаленную работу», при которой учитываются культура, комфорт и технологии.

Келли: Интересно. Что вы вкладываете в понятие «ориентация компании на удаленную работу»?

Чарльз: Ориентацией компании на удаленную работу я называю концепцию, заложенную в культуру организации, при которой физическое расположение не имеет значения для выполнения задач и поддержки корпоративного духа. Культура, при которой компания ориентируется на удаленную работу, обеспечивает равные условия для сотрудников — как удаленных, так и офисных. Это касается не только технологий и средств. Речь о том, чтобы относиться к удаленным сотрудникам так же, как к офисным, не считая их второстепенными.

Келли: Почему нам стоит задуматься об ориентации на удаленную работу в данный момент?

Чарльз: Актуальная ситуация в сфере здравоохранения не способствует «очной» совместной работе, и это влияет на сотрудников и компании по всему миру. Организациям приходится обеспечивать выполнение задач в новых средах. Для меня же все просто: я всегда считал, что работа — это деятельность, а не расположение. Однако многие организации далеки от такой точки зрения.

Келли: Не могу не согласиться. Почему для многих организаций это представляет проблему?

Чарльз: Слишком часто удаленная работа считается роскошью. Она воспринимается как условия, которые нужно заслужить и в отсутствии которых принято винить отдел кадров. Я консультировал компании по вопросам технической архитектуры для удаленной работы, а также внедрял и использовал эту архитектуру. Однако аспект, который очень часто упускают из виду, — это отношение людей к удаленной работе.

 Келли: Да, технологии важны, оно еще важнее поддерживать дух коллектива. Вы — продвинутый эксперт в вопросах удаленной работы. Какими советами и лучшими методиками вы можете поделиться с сотрудниками, которые только перешли к удаленной работе, или с отделами, выполняющими такой переход?

Чарльз: Я составил список самых полезных рекомендаций по организации удаленной работы. Это не полный список, но он эффективно работает для меня и моих команд. Надеюсь, он станет полезным для вас, когда вам будет необходимо работать удаленно.

1. Час общения по видео. Раз в неделю или в две недели проводите собрание команды с включенной камерой, выбирайте напитки и общайтесь 30–60 минут на нерабочие темы. Поближе познакомьтесь с коллегами.
2. Разделение домашнего и рабочего пространства. Выберите место для работы дома, соответствующее вашему виду деятельности. У меня 4 ребенка, которые могут шуметь на фоне! Не забывайте, что ваш домашний офис — это прежде всего ДОМ.
3. Одна точка доступа к работе. Независимо от устройства или расположения, необходимо иметь одну постоянную точку для безопасного доступа ко всем цифровым материалам.
4. Видео по умолчанию. Если вам нужно совершить звонок, включайте видео. Это не только вовлекает сотрудников в процесс, но и помогает определить, как они справляются с изоляцией.
5. Доступные материалы для команды. Если вы проводите собрания в офисе, всегда необходимо сохранять презентации, визуальные материалы или заметки в центральном расположении, чтобы другим сотрудникам не казалось, что их игнорируют. Можно также делать фотографии.
6. Цифровые презентации. Когда в собрании по видеосвязи участвуют удаленные сотрудники, используйте цифровую доску для презентаций, а не физическую.
7. Планирование встреч. Удаленно работать удобно, но людям необходимо физическое взаимодействие. Проводите встречи команды хотя бы раз в квартал.
8. Совместная работа в режиме реального времени. Думаю, нет необходимости рассказывать, для чего нужны Office 365 или Google Apps, — вы сами прекрасно понимаете.
9. Перерывы каждые 90 минут. Каждому сотруднику нужно периодически отключаться и немного отдыхать.
10. Разговоры с другими людьми (а не только с самим собой). Если у вас нет рабочих собраний в определенный день, позвоните кому-то или пройдитесь по магазинам. Взаимодействие играет важную роль.
11. Ориентация на результат. Не забывайте, что если вы работаете над проектом, в котором важен результат, нужно продуманно использовать время. Часто нет необходимости работать с 9 до 17. Вы можете самостоятельно распределять свое время, если при этом выполняете поставленные задачи.

Келли: На этой неделе многие сотрудники будут впервые работать удаленно. Что делать, если дом не подготовлен к офисной работе?

Чарльз: Помните, я говорил, что домашний офис — это прежде всего дом? Не переживайте, если дома дети, а у вас рабочий звонок. У меня на фоне не раз звучали голоса персонажей мультфильмов, например Базза Лайтера или Вуди, и другой случайный шум. Я бы посоветовал в самом начале звонка прямо предупредить собеседников, что они могут услышать посторонние фоновые звуки. Для меня это никогда не было проблемой, и (поверьте мне) пара фраз от Базза Лайтера помогают начать разговор!

Келли: С нетерпением жду, когда Базз Лайтер поучаствует в одном из моих звонков. Итак, какой главный вывод стоит сделать читателям этого блога?

Чарльз: Я считаю, что мне очень повезло с ролью, поскольку я могу работать из любого расположения. Для меня это стало возможным благодаря VMware Workspace ONE, нашим технологиям для совместной работы, а также культуре и подходу компании VMware. На мой взгляд, если мы разработаем культуру и архитектуру для ориентации на удаленную работу, то такие проблемы, как плохие погодные условия, глобальная пандемия или техногенные происшествия, не смогут негативно повлиять на бизнес в будущем. Работа должна выполняться в обычном режиме.

Дальнейшие шаги

Каждый день в ближайшие несколько недель мы будем дополнять серию статей и ресурсов, посвященных непрерывности бизнеса. Следите за новостями с хэштегом #BusinessContinues.

Если вам потребуется помощь в обеспечении удаленной работы сотрудников, посмотрите наш вебинар в записи по этой ссылке.

Category: Business, Новости и избранное

Tags: WorkSpace One, домашний офис, лайфхаки, удаленная работа, цифровое рабочее пространство