Náklady na IT u podniků v regionu EMEA vzrostly v průměru o 28 milionů eur v souvislosti s digitální transformací. Je to však nutné?

U podniků v regionu Evropy, Blízkého východu a Afriky (EMEA) dochází dnes k dominovému efektu. Cloud computing umožňuje podnikovým manažerům a zaměstnancům si podle libosti vybírat technologie a zavádět je ve svých odděleních. To na jednu stranu vedlo ke zvýšení produktivity a inovacím, na druhé zvýšilo výdaje na IT služby o závratných 28 milionů eur*.

Těchto 28 milionů je průměrná částka, o jakou vzrostly výdaje na IT služby v podnicích v regionu EMEA kvůli decentralizaci technologií** (tj. rozhodnutí obchodních jednotek podniku pořídit vlastní informační technologie nezávisle na IT oddělení). Pro podnik to znamená složitě hledat rovnováhu – na jedné straně potřebuje neustále inovovat, k čemuž mají nejlepší předpoklady obchodní jednotky a cloud computing jim inovační úsilí usnadňuje. Na druhé straně existuje riziko, že bez strategie, která by zajistila kontrolu nad cloudovými službami, budou cenné rozpočtové prostředky vynakládány na duplicitní služby nebo nevhodné technologie.

Proč jsou náklady decentralizace tak vysoké?

Na úvod podotkněme, že určitou část zmiňovaných 28 milionů eur budou představovat nutné náklady. Bez ohledu na velikost nebo odvětví musí typický podnik investovat určité množství peněz do zdokonalování procesů a zavádění nových technologií kvůli digitální transformaci a zachování nebo zvýšení konkurenceschopnosti.

Náš výzkum*** z nedávné doby ukazuje, že k této celkové výši výdajů přispívají i méně příznivé faktory. Většina IT i ostatních manažerů se shoduje, že decentralizace IT způsobuje duplicitu ve výdajích na IT služby a růst nákladů na IT kvůli fragmentaci rozpočtové síly. V důsledku toho panuje domnění, že podniky trpí nedostatkem transparentnosti a celkového přehledu o výdajích na IT.

Neexistuje-li přehled o tom, kdo vynakládá jaké prostředky, mohou náklady nekontrolovaně stoupat do závratných výšin. Jeden příklad z reálného života za všechny: jedno britské ministerstvo zrušilo mnohamilionový projekt, který měl ušetřit administrativní náklady, protože zjistilo, že podobný projekt již plánovalo jiné ministerstvo. Je více než pravděpodobné, že takové případy nejsou ojedinělé, ale spíše pravidlem.

Špatná komunikace a koordinace panuje v mnoha podnicích a organizacích. Náš výzkum také ukazuje, že vedle IT oddělení vynakládají na informační technologie nejvíce prostředků oddělení financí, komunikace a HR. A IT, marketingoví, personální a další ředitelé a manažeři v celém podniku si řeší nákupy IT sami.

Bližší pohled

Abychom tyto problémy vyřešili – a snížili výdaje z našich 28 milionů eur za IT služby –, musíme se podrobněji zabývat tím, proč vlastně k přesunu vlastnictví IT vůbec dochází.

Jedním z důvodů jsou nesmírně vysoká očekávání zákazníků ohledně uživatelské zkušenosti, na která podniky musí reagovat. Decentralizace IT může pomoci zlepšit služby zákazníkům, protože jednotlivá oddělení znají specifika své činnosti a své zákazníky nejlépe a dokáží si proto pořídit takové technologie, které budou přesně vyhovovat potřebám pracovníků i koncových zákazníků. Například personální oddělení zjistí, že uchazeči mají problém s přístupem k odpovědnímu formuláři a pořídí řešení, které neuspokojivý stav napraví. Oproti tomu IT by mohlo zavést nové řešení, aniž by zajistilo nápravu primárního problému.

Za druhé, každé oddělení chce fungovat efektivněji. Například HR ředitel může zavést nové cloudové řešení, které urychlí proces náboru, nebo které poskytne manažerům podrobnější informace o jejich stávajících zaměstnancích, aby je dokázali patřičně odměňovat a udržet. Nebo obchodní ředitel potřebuje nové ucelené řešení pro efektivnější, dynamičtější a personalizovanější komunikaci s potenciálními klienty – neschopnost spojit se s lidmi prostřednictvím videa může znamenat nerealizovanou obchodní příležitost. Zásadní roli hraje rychlost. Bez realizace takových změn začne podnik zaostávat za konkurencí v řadě oblastí: kvalitě a komfortu služeb, oslovování potenciálních zákazníků i interakce se stávajícími klienty.

A náš výzkum to potvrzuje – existuje prokazatelný obchodní přínos decentralizace IT. Manažeři IT i jiných podnikových oddělení se shodují, že jim umožňuje uvádět nové produkty a služby na trh rychleji, poskytuje větší volnost k inovacím a dává schopnost reagovat pružněji na vývoj podmínek na trhu.

Jak získat klady bez záporů

Podniky by sice měly dávat zaměstnancům do určité míry volnost a povzbuzovat je k iniciativě při zvyšování produktivity a inovacích, avšak nikomu se nelíbí nadměrné nebo duplicitní výdaje.

Problém odstraňuje zastřešující vedení, kde všichni manažeři, kteří pořizují IT řešení, své záměry konzultují s jednou odpovědnou osobou, kterou může být CIO, CDO, CISO nebo CFO – podle nastavení organizační struktury.

Podnik s decentralizovaným IT potřebuje také širší strategii a interní pokyny, aby byl každý obeznámen s procesem nákupu a instalace nových řešení i komunikace s IT oddělením kvůli integraci se stávajícími IT prostředky.

Ve světě stále širší nabídky cloudových služeb, kde jsou aplikace dostupné na jedno kliknutí po zadání čísla kreditní karty – z čehož (teoreticky) mají užitek zaměstnanci i celý podnik –, je nutné zavést kontrolu a jednotné řízení. V multicloudovém prostředí bude mít podnik výrazný prospěch z jednotné platformy, kde bude možné provozovat, spravovat a zabezpečovat aplikace a řídit přístup – s uceleným přehledem z jediného místa pro všechna zařízení a všechny cloudy.

Nalezením rovnováhy mezi řízením, strategií a IT infrastrukturou se mohou podniky vyhnout dominovému efektu a těžit z inovačního potenciálu decentralizovaného IT a zároveň předejít potenciální nehospodárnosti, kterou způsobuje nedostatečný přehled a kontrola.

Poznámky

* Tento údaj zohledňuje průměrné roční výnosy respondentů, průměrný podíl nákladů vynaložených ročně na software a IT služby a průměrnou změnu nákladů vlivem decentralizace technologií. Užívá měnový kurz platný v době realizace výzkumu.

** Decentralizace IT nastává tehdy, kdy kterýkoli zaměstnanec z libovolného oddělení jiného než IT pořizuje informační technologie nebo instaluje či spravuje software. Může se jednat i o software jako např. Dropbox užívaný bez vědomí centrálního IT oddělení, a tedy bez jeho schválení.

*** Specializovaná výzkumná agentura Vanson Bourne uspořádala celosvětový průzkum mezi 1650 osobami, které rozhodují o podnikovém IT, a 1650 manažery jiných než IT oddělení. Průzkum proběhl ve Velké Británii, Francii, Německu, Itálii, Holandsku, Švédsku, zemích Blízkého východu, USA, Mexiku, Brazílii, Číně, Japonsku, Indii, Austrálii, Jižní Koreji, Singapuru, Indonésii, Malajsii a Thajsku.

Kategorie: Novinky a hlavní zprávy

Tagy: