Alla luce della recente emergenza Covid-19, molte organizzazioni stanno attraversando un periodo di forte imprevedibilità. Un numero sempre maggiore di esse, infatti, ha cancellato eventi e meeting, attuando politiche di smart working e ritrovandosi a testare la propria preparazione di fronte alla gestione delle conseguenze di eventi inaspettati. Nel secondo blog post della nostra serie Business Continuity, abbiamo scoperto in che modo Workspace ONE può favorire le comunicazioni importanti.

In questo blog post abbiamo intervistato Charles Barratt, Senior Manager Digital Workspace Pursuits EMEA. Charles ha lavorato da casa durante quasi tutta la sua carriera, raggiungendo una certa esperienza nell’ambito del lavoro da remoto. Ha accettato di sedersi con noi – virtualmente – e condividere alcune best practice sul lavoro a distanza.

Kelly: Parlaci di te. Come sei diventato un esperto di lavoro da remoto e cosa significa per te?

Charles: Per gran parte della mia carriera sono stato classificato come lavoratore da remoto, da casa, flessibile, nomade, ecc. Questo ha determinato sia esperienze terribili sia molto positive. La tecnologia ha sempre permesso alle persone di lavorare da remoto. Tuttavia, lavorare da remoto non equivale al più ampio concetto di “Remote-First”, che tiene conto anche di aspetti quali la cultura, il benessere e la tecnologia in generale.

Kelly: Interessante. Quindi, come definiresti il concetto di “Remote-First”?

Charles: A mio parere il Remote-First definisce una specifica cultura propria del DNA stesso di un’organizzazione secondo la quale la posizione in cui il dipendente si trova non è importante per portare a termine il proprio lavoro e mantenere in salute l’organizzazione stessa. La cultura “Remote-First” garantisce a tutti i dipendenti, sia a quelli che operano da remoto o dall’ufficio, la stessa esperienza lavorativa ottimale, non solo per quanto riguarda la tecnologia o gli strumenti: si tratta di considerare i dipendenti che lavorano da remoto esattamente come gli altri.

Kelly: Perché dovremmo pensare al Remote-First proprio adesso?

Charles: L’attuale situazione sanitaria in cui ci troviamo non ci consente di collaborare a stretto contatto e questo ha un impatto sulle persone e le aziende in tutto il mondo. Le organizzazioni si ritrovano a ripensare agli spazi in cui si svolge il lavoro. Da parte mia ho sempre creduto che il lavoro sia un’attività e non un luogo. Eppure, questa idea per molte organizzazioni è ancora lontana dalla realtà.

Kelly: Non potremmo essere più d’accordo. Dal tuo punto di vista, perché pensi che per la maggior parte delle organizzazioni sia così?

Charles: Troppo spesso il lavoro da remoto è considerato come un lusso, percepito come qualcosa che devi guadagnarti e che, se non puoi mettere in pratica, è colpa delle risorse umane. Ho avuto la possibilità di consigliare, implementare e apprezzare diverse infrastrutture tecnologiche in grado di abilitare il lavoro da remoto, eppure la cosa che oggi vedo essere trascurata maggiormente è l’aspetto umano del lavoro da remoto.

Kelly: Sì, la tecnologia è importante, ma mantenere alto il morale lo è ancora di più. Dal tuo punto di vista, quali possono essere i suggerimenti e le best practice per i nuovi lavoratori da remoto o per i team che stanno affrontando oggi questo passaggio?

Charles: Penso che alcune delle migliori esperienze “Remote-First” siano contenute in questo elenco. Non è esaustivo, ma con me e i miei team ha funzionato.

1. vHappyHour: una volta alla settimana o ogni quindici giorni, organizza un incontro di gruppo in cui tutti i membri del team si collegano in video, scelgono la propria bevanda preferita e parlano per 30/60 minuti di un argomento che non sia legato al lavoro; impara a conoscere davvero i tuoi colleghi.
2. Spazio per l’home office: lavora in un luogo di casa adatto. Ho 4 figli, i rumori in sottofondo non mancano di certo! Ricorda sempre che il tuo home office è prima di tutto la tua CASA.
3. Un solo posto per accedere al lavoro: indipendentemente dal dispositivo o dalla posizione, dovresti avere un solo posto che conosci bene da cui accedere a tutti i contenuti digitali in modo sicuro.
4. Attivazione dell’esperienza video: se stai effettuando una chiamata, attiva anche il video. Questo non solo ti permette di coinvolgere le persone, ma rassicura anche sul modo in cui si sta affrontando l’isolamento.
5. Contenuto accessibile per il team: se tieni riunioni in ufficio, condividi sempre lavagne, flip chart o appunti, in modo che nessuno si senta escluso; fai una foto.
6. Lavagne digitali: quando i colleghi si uniscono alle chiamate da remoto, non utilizzare una lavagna fisica. Passa al digitale.
7. Pianifica il tempo insieme agli altri: lavorare da remoto è bello, ma le persone hanno bisogno di un’interazione fisica. Fai riunioni col tuo team.
8. Collaborazione in tempo reale: faccio riferimento a Office 365 o Google Apps.
9. Fai pausa ogni 90 minuti: è importante staccare e sgranchirsi le gambe.
10. Parla con qualcuno, non solo con te stesso: se un giorno non hai incontri di lavoro, chiama qualcuno per scambiare due battute. È importante interagire.
11. Approccio basato sui risultati: se stai lavorando a un progetto basato sui risultati, ricordati di usare il tempo in modo saggio. Spesso non è necessario lavorare dalle 9 alle 18. In molti casi puoi gestire gli orari in autonomia: sei tu che porti a termine il lavoro.

Kelly: In questo periodo molti dipendenti lavoreranno da remoto per la prima volta. Cosa si può fare se la nostra casa non è predisposta per ospitare un ufficio?

Charles: Ricordi come ho detto che il tuo ufficio è innanzitutto una casa? Bene, non stressarti se ci sono dei bambini e hai una chiamata di lavoro. Mi è capitato di avere in sottofondo Buzz Lightyear, Woody e rumori di ogni tipo. Consiglio di anticipare alle persone che potrebbero sentire dei rumori di sottofondo. Per me non è mai stato un problema e – fidati – una o due frasi di Buzz Lightyear sono perfette per rompere il ghiaccio!

Kelly: Ah! Non vedo l’ora che Buzz Lightyear partecipi a una delle mie chiamate.
Prima di salutarci, se i lettori dovessero ricordare una cosa di questo blog post, quale dovrebbe essere?

Charles: Mi considero molto fortunato per il ruolo che ricopro e per essere in grado di lavorare da qualsiasi luogo. Questo è stato possibile grazie a VMware Workspace ONE, le nostre tecnologie di collaborazione e la cultura e mentalità di VMware. Sono profondamente convinto che se sviluppiamo una cultura e un’architettura Remote-First, saremo in grado di gestire il lavoro nel modo migliore possibile anche in occasione di eventi estremi come quello che stiamo sfortunatamente vivendo.

Kelly: Grazie, Charles!

What’s Next?

Nelle prossime settimane condivideremo una serie di post e risorse dedicate alla business continuity. Continua a seguirci. #businesscontinues

Categoria: News & Highlights

Tag: business continuity, digital workspace, remote working, remote-first, working from home