11 tips voor succesvol 'remote-first' werken

DISCLAIMER: this article is older than one year and may not be up to date with recent events or newly available information.

Het leven is onvoorspelbaar en met alles wat er op dit moment gebeurt zijn de effecten ook duidelijk zichtbaar en voelbaar voor veel organisaties. Een groot aantal organisaties annuleert evenementen en vergaderingen op kantoor en ontwikkelt een tijdelijk thuiswerkbeleid. Ze komen er nu snel achter in hoeverre ze echt voorbereid zijn op onverwachte gebeurtenissen. In het derde blog van onze serie over bedrijfscontinuïteit ging het om de manier waarop Workspace ONE essentiële communicatie kan ondersteunen. 

Voor de laatste blog in onze serie hebben we Charles Barratt, Senior Manager Digital Workspace Pursuits in EMEA, geïnterviewd. Charles werkt al zijn hele carrière grotendeels vanuit huis en mag daarom een expert op het gebied van werken op afstand worden genoemd. Daarom was hij bereid (op afstand) enkele tips te delen over werken op afstand, of dat nu tijdelijk is of voor een langere periode.

Kunt u iets over uzelf vertellen? Waarom bent u een expert op het gebied van werken op afstand en wat betekent dit voor u?
Charles: Gedurende het grootste deel van mijn carrière ben ik bestempeld als een veldwerker/werker op afstand/thuiswerker/flexibele werker/nomade* (*aan u de keuze). Soms was dat een verschrikkelijke en soms een fantastische ervaring. Technologisch gezien was het altijd mogelijk om op afstand te werken, maar op afstand werken is niet hetzelfde als ‘remote first’. Bij dat laatste wordt rekening gehouden met cultuur, welbevinden en technologie.

11 tips voor succesvol 'remote-first' werken

Interessant. Hoe definieert u ‘remote-first’?
Charles: Ik definieer remote-first als een cultuur die is verweven in het DNA van een organisatie, waar fysieke locatie niet belangrijk is voor het werk, de cultuur en het moreel van een organisatie. Een remote-first-cultuur zorgt ervoor dat elke werknemer, of die nu op afstand of op kantoor zit, dezelfde geweldige ervaring krijgt. Hierbij gaat het niet alleen om technologie of tools. Het gaat erom dat je werknemers op afstand op dezelfde manier behandelt zoals je zelf behandeld wilt worden, en niet als tweederangs burgers.

Waarom moeten we nu na gaan denken over remote-first?
Charles: Door de huidige medische situatie is face-to-face samenwerking niet mogelijk, wat een impact heeft op mensen en organisaties over de hele wereld. Organisaties gaan opnieuw nadenken over de plek waar werknemers werken. Ik heb altijd geloofd dat werk een activiteit is en niet een locatie. Toch is dit niet de realiteit in veel organisaties.

Wat is volgens u de reden dat de meeste organisaties er niet zo over denken?
Charles: Werken op afstand wordt te vaak gezien als een luxe. Mensen vinden dat je dat moet verdienen en ze geven HR de schuld als het niet mogelijk is. Om werken op afstand mogelijk te maken, heb ik organisaties geadviseerd over technische architecturen en hoe ze deze kunnen implementeren. Maar men denkt vaak niet aan het menselijke aspect van werken op afstand.

Ja, technologie is belangrijk, maar het moreel hoog houden is nog belangrijker. U hebt dus een lange staat van dienst als het gaat om werken op afstand. Hebt u tips voor mensen die pas kort op afstand werken en teams die de overstap maken?
Charles: Ik heb een aantal van mijn beste ervaringen met remote-first werken op een rijtje gezet. De lijst is niet uitputtend, maar werkt goed voor mij en mijn teams. Ik hoop dat iedereen die nu op afstand gaat werken, er iets aan heeft:

vHappyHour – Regel dat het team eens per week/twee weken ‘bij elkaar komt’. We zetten onze webcams aan, kiezen ons favoriete drankje en praten gezellig met elkaar over niet-werkgerelateerde zaken. Zo leer je jouw collega’s echt kennen.
Kantoor aan huis  – Werk vanaf een plek in jouw huis die past bij jouw manier van werken. Ik heb vier kinderen en dat zorgt af en toe voor interessante achtergrondgeluiden! Vergeet niet dat jouw kantoor aan huis vóór alles een THUIS is.
Eén werkplek – Zorg, ongeacht apparaat of locatie, voor één vertrouwde plek waar je goed beveiligde toegang hebt tot al jouw digitale content.
Video is de norm – Zet de webcam aan als je een gesprek voert. Dit werkt niet alleen verbindend, maar je kunt dan ook zien hoe anderen omgaan met de situatie.
Maak content toegankelijk – Deel na meetings op kantoor altijd je whiteboards, flipovers en notities, zodat de mensen die thuis werken zich niet buitengesloten voelen. Maak er foto’s van.
Digitale whiteboards – Gebruik geen fysieke whiteboards als je met collega’s op afstand, maak ze digitaal.
Plan gezamenlijke tijd – Op afstand werken is prima, maar mensen hebben behoefte aan fysieke interactie. Organiseer minimaal eens per kwartaal een teambijeenkomst.
Zorg voor realtime samenwerking – Gebruik bijvoorbeeld Office 365 of Google Apps!
Neem elke anderhalf uur een pauze – Het is belangrijk even afstand te nemen en je benen te strekken.
Praat met iemand (niet alleen tegen jezelf) – Bel iemand als je geen zakelijke afspraken hebt. Contacten met anderen zijn belangrijk.
Resultaatgericht – Gebruik je uren verstandig als je werkt aan projecten met deadlines. Het gaat erom dat je jouw werk afkrijgt. Vaak hoef je niet van negen tot vijf te werken, maar kun je zelf je uren indelen.

Sinds kort werken veel mensen voor het eerst op afstand. Wat moeten we doen als ons huis niet geschikt is om als kantoor te dienen?
Charles: Weet je nog dat ik zei dat jouw kantoor aan huis vóór alles een thuis is? Raak daarom niet in paniek als je een zakelijk gesprek voert en er kinderen thuis zijn. Ik heb allerlei tv-, computer- en andere geluiden op de achtergrond gehad. Mijn advies is om bij het begin van het gesprek te vertellen dat je thuis werkt. Voor mij is het nooit een probleem geweest en neem van mij aan dat het ijs direct gebroken is als jouw gesprekspartner op de achtergrond een of twee zinnen van Buzz Lightyear hoort!

Tot slot: wat is het belangrijkste dat u lezers van deze blog wilt meegeven?
Charles: Ik vind mezelf erg bevoorrecht met de rol die ik heb en het feit dat ik op elke locatie kan werken. Dit is mogelijk geworden door VMware Workspace ONE, onze samenwerkingstechnologieën en de cultuur/mindset van VMware. Het is mijn persoonlijke overtuiging dat zaken als extreme weersomstandigheden, wereldwijde pandemieën en door mensen veroorzaakte incidenten in de toekomst geen impact meer hebben op organisaties als we een remote-first-cultuur en -architectuur ontwikkelen. Het blijft dan gewoon “business as usual”.

Meer over dit onderwerp
De afgelopen tijd is er een blogreeks over bedrijfscontinuïteit op dit VMware blog verschenen. Blijf op de hoogte via #businesscontinues

Hebt u hulp nodig bij het opzetten van een werkomgeving op afstand? Bekijk dan onze webinar hierover.